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公眾號資訊:質保金收取單實際上是“收款單”的一種類型

2019-10-01

  1. 錄入合同后,如果需要支付質保金,則系統會自動創建一張“質取金收取單”狀態為“待收款”;
  2. 單據推送到“供應商&商家管理平臺”,當供應商已經付款后,上傳收款憑證;
  3. 財務根據實際到賬提醒,審核質保金收取單并更改狀態為“已收款”;
  4. 審核合同為生效,開始后續業務工作。

在上面的流程圖上,沒有體現出“供應商&商家管理平臺”,后續會單獨寫一篇關于此系統的相關功能介紹。

2. 質保金收取

質保金收取單來源:

手動錄入、系統創建(上面合同部分有介紹)

收款單:

類型為“質保金”,為了方財務審核和數據統一,質保金收取單實際上是“收款單”的一種類型。

收款憑證,有兩種方式:

  1. 財務同事在收款后在FMS財務管理系統中上傳收款憑證;
  2. 供應商上通過供應商管理平臺收傳收款憑證,來實現數據共享與同步。

質保金收取單關鍵字段:

供應商或商家編號、合同編號、應收質保金金額、收款憑證、收款狀態、收款日期等。

這里簡單說一下系統存儲上如何設計:

首先,應該有一個質保金資金池即質保金主表,包括供應商或平臺商家編號、合同編號、質保金金額、已沖銷金額、質保金余額等關鍵字段。

其次,每筆質保金的增加或減少都應該有流水記錄類似于日記表。主要字段有操作時間、增減金額、來源單號、類型(加或減)、供應商或平臺商家編碼、合同編碼等

質保金收取單,有兩種場景:

  • 合同簽訂時需要收取質保金,即上面描述的(可以手動創建也可以在創建合同時系統創建);
  • 當質保金因為產品出現質量或其他扣款行為,已經扣除了部分質保金,為了后續繼續合同需要供應商或平臺商戶再次付款給我司。

3. 質保金返還

收取質保金就應該有返還質保金的操作。

場景:

供應商或平臺商戶終止合作,需要返還質保金給供應商或平臺商戶。

返還方式:

  1. 通過貨款抵扣的方式(賬扣),在結算時即其他應付款;
  2. 直接錄入質保金付款單(生成付款單)付款給供應商或商戶。

4. 質保金扣款

由于質量問題或其他問題,根據合同需要扣減供應商或平臺商家的質保金,此時可以通過錄入費用單據的方式沖銷質保金余額

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